Recorrido de la plataforma · VΛLK
Cómo organizar un evento con VΛLK, paso a paso
Recorre el flujo de VΛLK: configura el evento, prepara el registro y los boletos, define su publicación, coordina al equipo, controla accesos y revisa resultados.
Paso 1 · Preparación
Define la información y el programa
Al crear el evento, el organizador captura la información que las personas necesitarán para decidir si asistir.
Datos principales
Agrega título, descripción, categoría, tipo, fecha e imagen. Para eventos presenciales puedes indicar la ubicación y dirección; para formatos virtuales, configurar el enlace correspondiente.
- La ficha pública puede mostrar la fecha, ciudad, recinto, descripción e imagen.
- El tipo de evento ayuda a elegir entre formatos presenciales, virtuales o híbridos disponibles.
Horarios y capacidad
Agrega uno o varios horarios y define sus horas de inicio y fin y, cuando aplique, el límite de asistentes.
- Organiza el horario para que coincida con el formato de la actividad.
- La ocupación de boletos se interpreta junto con el aforo configurado.
Plantillas guardadas
Si ya guardaste una plantilla privada, puedes cargar su configuración como punto de partida y elegir una fecha nueva para el evento.
- La plantilla puede reutilizar horarios, formulario, boletos, correos y logística.
- No carga asistentes ni órdenes de eventos anteriores.
Paso 2 · Registro
Adapta el formulario y los boletos
Configura los datos que necesitas para atender a las personas y el tipo de acceso que ofrecerás.
Formulario
Personaliza los campos y preguntas del registro según la información necesaria para el evento. También puedes agregar contenido que ayude a explicar el proceso al asistente.
- El formulario debe pedir los datos útiles para el evento.
- La ficha explica al asistente la información y las opciones que configuró el organizador.
Tipos de boleto
Define opciones gratuitas o de pago, disponibilidad y promociones cuando estén configuradas para el evento.
- Los boletos gratuitos permiten recibir registros sin habilitar cobros.
- Los boletos de pago requieren que Stripe Connect esté habilitado para el workspace.
Comunicaciones
Configura los correos relacionados con invitaciones, confirmaciones y entrega de boletos para mantener informado al asistente.
- El contenido de las plantillas se puede ajustar por evento.
- Los códigos QR se asocian a las confirmaciones o boletos emitidos.
Paso 3 · Visibilidad
Decide quién puede encontrar el evento y registrarse
La publicación y el registro por enlace se administran en la sección Publicación del evento. Así puedes elegir cómo compartirlo según la convocatoria.
Público
La ficha puede aparecer en el catálogo público de VΛLK. Si habilitas el registro por enlace, las personas pueden registrarse desde la página del evento.
No listado
El evento se comparte mediante su enlace directo y no se presenta como una ficha del catálogo público. El organizador puede habilitar o cerrar el registro por enlace.
Privado o borrador
Estas opciones no muestran el evento en el catálogo y cierran automáticamente el registro público por enlace. Las invitaciones individuales siguen disponibles.
Paso 4 · Invitaciones y equipo
Reparte tareas y gestiona a tus asistentes
El organizador puede convocar a una lista concreta, recibir registros abiertos o combinar ambos flujos.
Invitaciones
Envía invitaciones individuales con enlaces de respuesta, administra confirmaciones y reenvía invitaciones pendientes.
- Carga listas de invitados mediante la herramienta de carga disponible.
- Consulta quién confirmó y conserva el estado de cada invitación.
Permisos del equipo
Invita colaboradores y asigna acceso a las funciones relacionadas con su trabajo, como invitados, logística, ventas, asistencia o integraciones.
- Cada colaborador puede trabajar con las funciones que tiene asignadas.
- El acceso a Finanzas y Stripe requiere el permiso correspondiente.
Logística
Organiza recursos, asignaciones, mesas y horarios desde las herramientas del evento cuando el formato lo necesita.
- Registra cantidades y datos propios de cada recurso.
- La agenda puede incluir recursos y enlaces de interés para las sesiones configuradas.
Paso 5 · Registro y pago
Comparte la página y recibe registros
Cuando el registro está abierto, las personas consultan la información del evento, completan el formulario y reciben la confirmación correspondiente.
Registros gratuitos
Comparte el enlace público para recibir registros sin activar cobros. El flujo puede incluir boletos gratuitos y sus códigos QR.
Boletos de pago
Antes del pago, el checkout muestra precio, descuentos, comisión VALK y total. La comisión de plataforma publicada es 10% sobre el importe neto del boleto; Stripe Connect debe estar habilitado.
Seguimiento de campañas
Los enlaces pueden conservar etiquetas UTM y referencias para comparar qué campañas y orígenes contribuyeron a registros y ventas.
Paso 6 · Operación
Consulta los QR y registra la asistencia
Antes y durante el evento, el equipo puede consultar asistentes, gestionar códigos QR y revisar la asistencia según el flujo de acceso habilitado.
Códigos QR
La vista QRs por Evento permite consultar los QR asociados a los invitados, reenviar códigos y revisar el conteo de escaneos registrado.
Asistencia
La asistencia se puede consultar y administrar desde las herramientas autorizadas para el evento. El registro queda asociado a las personas confirmadas.
Boletos del asistente
Los compradores pueden solicitar por correo un enlace temporal para recuperar sus QR y comprobante, actualizar ciertos datos y reenviar boletos cuando el estado de la orden lo permite.
Paso 7 · Resultados
Revisa el resultado y prepara el siguiente evento
Después de la convocatoria, las métricas reúnen la información necesaria para revisar registros, ventas y asistencia.
Indicadores
Compara registros confirmados, boletos pagados, conversión, ocupación por boleto y asistencia. La tasa de no asistencia se calcula para eventos terminados.
Origen de registros
Cuando se conservaron los parámetros de atribución, agrupa registros, ventas y asistencias por campaña y origen.
Reutilización
Guarda la configuración como plantilla privada o duplica el evento para iniciar una nueva edición. La nueva configuración no arrastra asistentes, órdenes ni códigos QR anteriores.
Ejemplo ilustrativo · No es un caso de cliente
Un congreso de un día, desde la convocatoria hasta el acceso
Una organización prepara una conferencia con agenda, registro abierto y acceso con QR. Este ejemplo muestra cómo combinar funciones disponibles; no representa resultados de un cliente ni promete resultados específicos.
- Crea el evento con la descripción, la fecha, la ubicación y los horarios del programa.
- Configura el formulario para solicitar los datos que el equipo necesita y define un boleto gratuito o, si Stripe Connect está habilitado, una opción de pago.
- Selecciona Público y activa el registro por enlace para que la ficha pueda aparecer en Explorar y aceptar registros.
- Invita a colaboradores con permisos adecuados y comparte la convocatoria con la audiencia.
- Consulta los códigos QR, registra la asistencia desde los flujos disponibles y revisa las métricas del evento.